Einfach erklärt
Was ist eigentlich ein KI-Agent?
Ein Agent ist so eine Art digitale Person. Er kann alles machen, was du oder deine Mitarbeiter am Computer machen würden, und sehr viel mehr.
Er beantwortet Mails, sucht Termine und schreibt Rechnungen. Er arbeitet Tag und Nacht und wird nie krank. Was rausgeht oder Geld kostet, gibst du vorher frei. Im Kopf hat er ein Sprachmodell, so wie ChatGPT. Weiter unten zeigt dir Emma, unsere Agentin, wie das im Alltag aussieht.
Was er für dich macht
Ein paar Beispiele aus dem Alltag. Tipp eine Kachel an, dann siehst du mehr.
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Er liest neue Anfragen und schreibt die Antwort vor. Nach deinem Ja geht sie raus.
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Er schaut in deinen Kalender und schlägt passende Zeiten vor.
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Er stellt die Posten zusammen und legt dir die fertige Rechnung hin.
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Er nimmt Anrufe an, wenn du keine Hand frei hast. Danach weißt du, worum es ging.
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Preise, Kundendaten, alte Aufträge: Er findet es in Sekunden.
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Er denkt an Fristen, Rückrufe und offene Rechnungen. Und sagt dir rechtzeitig Bescheid.
Der Raum
So sieht der Arbeitsplatz eines Agenten aus. Fahr mit der Maus über ein Teil im Bild. Auf dem Handy tippst du es an. Mit den Knöpfen unter dem Bild spielst du ein Beispiel ab. Emma erzählt dazu, was sie gerade macht.
- Cyan: was der Agent mitbringt
- Violett: was du ihm vorgibst
- Rot: was er ohne dein Ja nicht anfasst
Wähle einen Ablauf. Emma erzählt dabei, was sie tut.
Gedächtnis
Alles erfunden. So sieht es aus, wenn ein Agent deinen Betrieb kennt.
Emma erzählt, was sie tut
Eine Mail an eine Kundin — Auftrag rein, im Gedächtnis nachsehen, Entwurf schreiben, dir zeigen, erst dann raus.
- Du sagst mir: Antworte bitte Frau Sommer auf ihre Anfrage.
- Ich lese mit und überlege, was ich dafür brauche.
- Ich greife ins Regal. Da steht, was ihr zuletzt besprochen habt.
- Kurz nachlesen.
- Und zurück damit ins Regal.
- Am Tisch schreibe ich mit meinem E-Mail-Werkzeug einen Entwurf.
- Den halte ich dir hin, bevor irgendwas irgendwohin geht.
- Du sagst: passt.
- Erst jetzt geht die Mail durch die Tür raus zu Frau Sommer.
Eine Zahlung, die sie nicht auslösen darf — Sie bereitet alles vor und bleibt vor der roten Tür stehen. Freigeben tust du.
- Du sagst mir: Die Rechnung vom Lieferanten ist fällig.
- Ich schaue, was ich dafür brauche.
- In meinem Gedächtnis steht die Regel: Zahlungen nie allein.
- Am Tisch stelle ich die Überweisung fertig zusammen.
- Damit gehe ich zur Bank-Tür. Die bleibt zu, und das ist richtig so.
- Ich lege dir die fertige Überweisung hin.
- Du gibst frei. Oder eben nicht.
Sie zieht den Kollegen hinzu — Eine Frage, die woanders hingehört. Zwei Agenten reden miteinander, du bekommst Bescheid.
- Eine Kundenfrage kommt durch die E-Mail-Tür herein.
- Ich sehe sofort: Das ist eine Frage zur Buchhaltung.
- In meinem Gedächtnis steht, wer dafür zuständig ist.
- Über den Kanal frage ich den Kollegen im Raum nebenan.
- Er antwortet mit dem, was in seinem Gedächtnis steht.
- Daraus schreibe ich am Tisch die Antwort an die Kundin.
- Sie geht durch die E-Mail-Tür hinaus.
- Und du bekommst eine kurze Info: erledigt.
Gehirn — das Sprachmodell
Es versteht, was du willst, und plant den nächsten Schritt. Über deine Firma weiß es am Anfang nichts.
Gedächtnis — was er sich merkt
Hier steht alles, was er über deine Firma weiß. Er vergisst nichts, auch nicht nach Wochen.
Werkzeuge — was er kann
Damit erledigt er Arbeit: Mails schreiben, Termine suchen, Rechnungen stellen. Das passiert erst einmal nur bei ihm drinnen.
Zugänge — Türen nach draußen
Eine Tür führt zu deinem Postfach, Kalender oder Konto. Du gibst jede Tür einzeln frei.
Identität — wer da arbeitet
Er hat einen Namen, ein Gesicht und eine Stimme. So erkennen deine Kunden ihn wieder.
Auftrag und Regeln — der Rahmen um alles
Hier steht, was er tun soll und was nie. Und wann er dich vorher fragt.
Du — außerhalb des Raums
Du gibst den Auftrag und sagst Ja oder Nein. Was rausgeht oder Geld kostet, siehst du vorher.
Ein zweiter Agent — nebenan
Agenten fragen sich gegenseitig. Das läuft über eine eigene Leitung, nicht über deine Türen.
Deine Kundin — draußen
Sie bekommt eine Mail von deiner Adresse, mit deinem Namen darunter. Was sie erreicht, hast du freigegeben.
Im Internet suchen — Werkzeug
- Kann
- Seiten lesen, das Wichtige zusammenfassen und sagen, woher es stammt.
- Zieht aus dem Gedächtnis
- Wonach du suchst, welchen Quellen du traust, was er letzte Woche schon gefunden hat.
- Typischer Auftrag
- „Finde heraus, welcher Händler das Eichenholz gerade am günstigsten hat.“
Kalender — Werkzeug
- Kann
- Termine suchen, eintragen und verschieben.
- Zieht aus dem Gedächtnis
- Deine Arbeitszeiten, wie lange so ein Termin dauert, wer dabei sein muss.
- Typischer Auftrag
- „Finde nächste Woche zwei Stunden für den Werkstatt-Termin.“
E-Mail — Werkzeug
- Kann
- Postfach lesen, Antworten vorschreiben, nach deinem Ja absenden.
- Zieht aus dem Gedächtnis
- Wer die Kundin ist, worüber ihr zuletzt gesprochen habt, wie du grüßt.
- Typischer Auftrag
- „Beantworte die Anfrage von gestern und zeig mir den Entwurf.“
Rechnung — Werkzeug
- Kann
- Posten zusammenstellen und die Rechnung als Entwurf ablegen. Raus geht sie erst nach deinem Ja.
- Zieht aus dem Gedächtnis
- Deine Preise, deine Zahlungsziele, welche Kundin welche Bedingungen hat.
- Typischer Auftrag
- „Stell die Rechnung für den Auftrag vom Dienstag.“
Kundenkartei — Werkzeug
- Kann
- Nachsehen, zählen, Einträge anlegen und ändern.
- Zieht aus dem Gedächtnis
- Wo was steht und welche Einträge er nicht anfassen darf.
- Typischer Auftrag
- „Wie viele offene Aufträge hat die Tischlerei Meier noch?“
Woraus er besteht
Ein Agent hat sechs Teile, mehr nicht. Unter jedem Teil steht ein Beispiel aus dem Alltag.
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Gehirn
das Sprachmodell
Es versteht, was du willst, und plant den nächsten Schritt. Über deine Firma weiß es am Anfang nichts.
Beispiel ansehen
Du schreibst: „Frau Sommer will einen Termin.“ Das Gehirn versteht: Kalender ansehen, dann antworten.
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Gedächtnis
was er sich merkt
Hier steht alles, was er über deine Firma weiß. Er vergisst nichts, auch nicht nach Wochen.
Beispiel ansehen
Er weiß noch, dass Frau Sommer kurze Mails mag und immer pünktlich zahlt.
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Werkzeuge
was er kann
Damit erledigt er Arbeit: Mails schreiben, Termine suchen, Rechnungen stellen. Das passiert erst einmal nur bei ihm drinnen.
Beispiel ansehen
Er schreibt die Rechnung für den Auftrag vom Dienstag und legt sie dir fertig hin.
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Zugänge
Türen nach draußen
Eine Tür führt zu deinem Postfach, Kalender oder Konto. Du gibst jede Tür einzeln frei.
Beispiel ansehen
Den Kalender darf er öffnen. Die Tür zum Bankkonto bleibt zu.
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Identität
wer da arbeitet
Er hat einen Namen, ein Gesicht und eine Stimme. So erkennen deine Kunden ihn wieder.
Beispiel ansehen
Am Telefon meldet sich immer Emma, mit derselben freundlichen Stimme.
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Auftrag und Regeln
der Rahmen um alles
Hier steht, was er tun soll und was nie. Und wann er dich vorher fragt.
Beispiel ansehen
Am Wochenende verschickt er nichts. Preise nennt er erst nach Rückfrage bei dir.
Die Werkzeuge
Ein Werkzeug allein bringt wenig. Erst mit dem Gedächtnis wird daraus gute Arbeit.
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Im Internet suchen
- Kann
- Seiten lesen, das Wichtige zusammenfassen und sagen, woher es stammt.
- Weiß dafür
- Wonach du suchst, welchen Quellen du traust, was er letzte Woche schon gefunden hat.
- So sagst du es ihm
- „Finde heraus, welcher Händler das Eichenholz gerade am günstigsten hat.“
-
Kalender
- Kann
- Termine suchen, eintragen und verschieben.
- Weiß dafür
- Deine Arbeitszeiten, wie lange so ein Termin dauert, wer dabei sein muss.
- So sagst du es ihm
- „Finde nächste Woche zwei Stunden für den Werkstatt-Termin.“
-
E-Mail
- Kann
- Postfach lesen, Antworten vorschreiben, nach deinem Ja absenden.
- Weiß dafür
- Wer die Kundin ist, worüber ihr zuletzt gesprochen habt, wie du grüßt.
- So sagst du es ihm
- „Beantworte die Anfrage von gestern und zeig mir den Entwurf.“
-
Rechnung
- Kann
- Posten zusammenstellen und die Rechnung als Entwurf ablegen. Raus geht sie erst nach deinem Ja.
- Weiß dafür
- Deine Preise, deine Zahlungsziele, welche Kundin welche Bedingungen hat.
- So sagst du es ihm
- „Stell die Rechnung für den Auftrag vom Dienstag.“
-
Kundenkartei
- Kann
- Nachsehen, zählen, Einträge anlegen und ändern.
- Weiß dafür
- Wo was steht und welche Einträge er nicht anfassen darf.
- So sagst du es ihm
- „Wie viele offene Aufträge hat die Tischlerei Meier noch?“
- Grün: macht er, ohne zu fragen
- Gelb: klärt er vorher mit dir ab
- Rot: bereitet er vor, ausgeben tust du
- Kalender prüfen
- Mahnung verschicken
- Zahlung anstoßen
- Postfach lesen
- Termin anlegen
- Kundendaten nachschlagen
- Vertrag unterschreiben
- Angebot erstellen
- Lagerbestand prüfen
- Zugangsdaten lesen
- Schreiben auswerten
- Anfrage abschließen
- Preis nachschlagen
- Bestellung auslösen
- Protokoll zusammenfassen
- Rückruf einplanen
- Frist überwachen
- Rechte vergeben
- Umsatz auswerten
- Lieferschein schreiben
- Wetter abfragen
- Lastschrift einziehen
- Termin verschieben
- Dokument lesen
- Passwort ändern
- Mail an Kundin senden
- Zahlungseingang prüfen
- Website live schalten
- Kontakt anlegen
- Route planen
- Preis dauerhaft ändern
- Chat beantworten
- Adresse prüfen
- Daten endgültig löschen
- Newsletter versenden
- Kennzahl berechnen
- Kündigung aussprechen
- Bild erzeugen
- Feiertage prüfen
- Kundendaten exportieren
- Auftrag anlegen
- Sicherungskopie prüfen
- Angebot verbindlich zusagen
- Notiz zur Kundin
- Anruf zusammenfassen
- Schicht planen
- Digitalen Schlüssel erzeugen
- Sprachnachricht abtippen
- Anfrage anlegen
- Personalakte ändern
- Formular auslesen
- Datei umbenennen
- Überweisung freigeben
- Tabelle füllen
- Ordner aufräumen
- Lieferantenkonto ändern
- Bericht schreiben
- Instagram-Beitrag veröffentlichen
- Sicherheitsschlüssel erneuern
- Anfrage einschätzen
- Kontaktdaten ändern
- Firmenrechner neu starten
- Übersetzung anfertigen
- Datensatz löschen
- Text prüfen
- Bestellung vorbereiten
Das ist nur ein Ausschnitt. Welche Aufgabe welche Farbe bekommt, legst du fest. Der Agent macht höchstens einen Vorschlag.
Drinnen arbeitet er, nach draußen nur mit deinem Ja
Hier entstehen die meisten Sorgen. Dabei ist es einfach. Ein Werkzeug benutzt er drinnen. Ein Zugang ist eine Tür nach draußen. Drinnen darf er fast alles. Draußen nur, was du ihm erlaubst.
Probier es aus: Tipp auf eine Tür.
Alle Türen sind zu. Der Agent arbeitet nur drinnen und legt dir alles hin.
Eine Mail entsteht drinnen
Er schreibt die Mail bei sich drinnen: richtige Anrede, richtiges Thema, dein Ton. Bis hierher bekommt niemand etwas mit.
Erst durch die Tür zum Postfach geht sie raus. Diese Tür kannst du ihm geben oder nicht.
Eine Zahlung bleibt drinnen liegen
Vorbereiten darf er sie ganz: Betrag aus der Rechnung, Konto aus der Kartei, Datum aus dem Gedächtnis. Die Überweisung liegt fertig da.
Die Tür zur Bank bleibt trotzdem zu. Nur du machst sie auf. Darum kannst du ihn ruhig arbeiten lassen.
Agenten reden miteinander
Ein Agent für alles kann am Ende nichts richtig. Besser sind mehrere, jeder mit seiner Aufgabe. Sie reden über eine eigene Leitung miteinander, nicht über deine Türen.
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Er holt jemanden dazu
Eine Frage zur Rechnung landet beim Kunden-Agenten. Er fragt den Kollegen aus dem Büro und antwortet mit dessen Wissen.
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Er gibt an dich ab
Manches klärst besser du selbst. Dann gibt er es dir weiter, mit allem, was er schon weiß. So fängst du nicht bei null an.
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Er meldet sich von selbst
Wenn etwas hakt, wartet er nicht. Du bekommst eine kurze Nachricht: Hier komme ich nicht weiter, das brauche ich von dir.
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Agent?
Eine Art digitale Person, die am Computer für dich arbeitet. Er versteht Aufgaben, merkt sich deine Firma und erledigt die Arbeit. Was rausgeht oder Geld kostet, gibst du vorher frei.
Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot und einem Agenten?
Ein Chatbot gibt dir eine Antwort. Mit der arbeitest du dann selbst weiter. Ein Agent macht den nächsten Schritt: Er sucht den Termin, schreibt die Mail, legt die Rechnung an.
Wozu braucht ein Agent ein Gedächtnis?
Ohne Gedächtnis fängt jedes Gespräch bei null an. Mit Gedächtnis kennt er deine Kunden, deine Preise und deine Regeln. Das Wissen bekommt er von dir, nicht aus dem Internet.
Was sind Werkzeuge und Zugänge?
Ein Werkzeug ist etwas, das er kann: eine Mail schreiben oder eine Rechnung vorbereiten. Ein Zugang ist eine Tür nach draußen, etwa zu deinem Postfach. Drinnen darf er viel, draußen nur, was du freigibst.
Kann ein Agent Geld überweisen?
Vorbereiten ja, auslösen nein. Zahlungen, Verträge und Passwörter legt er dir nur fertig hin. Diese Grenze ist fest eingebaut.
Woher weiß der Agent, was er darf?
Aus seinen Regeln. Manches macht er ohne Nachfrage. Manches klärt er vorher mit dir ab. Manches bereitet er nur vor. Du legst fest, was wohin gehört.
Können mehrere Agenten zusammenarbeiten?
Ja. Sie reden über eine eigene Leitung miteinander, nicht über deine Türen. Gehört eine Frage woanders hin, holt der eine den anderen dazu. Für dich sieht das aus wie ein Team.
Lernt der Agent meine Firma von allein kennen?
Nein. Am Anfang weiß er über deinen Betrieb nichts. Alles im Gedächtnis kommt von dir: aus Gesprächen und aus deinen Unterlagen. Deshalb ist er nach ein paar Wochen deutlich besser als am ersten Tag.
Und für deinen Betrieb?
Welche Arbeit kostet dich jede Woche Stunden? Genau dort lohnt sich ein Agent. Das klären wir in einem kurzen Gespräch.
Oder direkt Kontakt aufnehmen: